മലയാളികൾ അടക്കമുള്ള പ്രവാസികൾ തങ്ങളുടെ അസോസിയേഷൻ പരിപാടികൾക്കുമായി ഓഡിറ്റോറിയങ്ങൾ ബുക്ക് ചെയ്യാനെത്തുമ്പോൾ അറിയേണ്ട മാർഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ എംബസി പുറത്തിറക്കി. ഓഡിറ്റോറിയങ്ങൾ രണ്ടാഴ്ച മുമ്പെങ്കിലും ബുക്ക് ചെയ്യണമെന്നാണ് പ്രധാന നിർദ്ദേശം.

ഓഡിറ്റോറിയം ബുക്ക് ചെയ്യുന്നതിനായി എംബസി സെക്കൻഡ് സെക്രട്ടറി (എച്ച്ഒസി) യശ്വന്ത് ചപ്തലിവാർ (മൊബൈൽ: 97229915, ഇ-മെയിൽ:hoc@indembkwt.org), കെ.എസ്.എസ്. നായിഡു (മൊബൈൽ: 65668644, ഇ-മെയിൽ: indcommunity@indembkwt.org) എന്നിവരെയാണു ബന്ധപ്പെടേണ്ടത്.

പരിപാടിയുടെ ഭാഗമായി ഭക്ഷണം വിതരണം ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ നാലു മണിക്കൂർ ഓഡിറ്റോറിയം ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് 350 ദിനാർ ഫീസ് നൽകണം. ഭക്ഷണമില്ലെങ്കിൽ 300 ദിനാറാണു ഫീസ്. ബുക്കിങ്ങിനായി രണ്ടാഴ്ച മുൻപ് അപേക്ഷിക്കണം. ഓഡിറ്റോറിയം അനുവദിക്കപ്പെ ടുകയാണെങ്കിൽ നിർദിഷ്ട ഫീസ് എംബസിയിൽ പണമായി അടയ്ക്കണം. ബുക്ക് ചെയ്തവർ അതു റദ്ദാക്കുകയാണെങ്കിൽ ഫീസ് തിരികെ നൽകുന്നതല്ല. എംബസിയാണു ബുക്കിങ് റദ്ദാക്കുന്നതെങ്കിൽ തുക തിരിച്ചുനൽകും