തിരുവനന്തപുരം: സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ ഇനി കടലാസു ഫയലുകളുണ്ടാവില്ല. ഈ മാസത്തോടെ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ മാതൃകയിൽ സംസ്ഥാനത്തെ എല്ലാ ഓഫീസുകളിലെയും ഫയൽനീക്കം പൂർണമായി ഇ-ഓഫീസ് വഴിയാക്കാനാണ് നീക്കം. ഓരോ ഫയലിലും ഓരോ ജീവനുണ്ടെന്ന് മുഖ്യമന്ത്രി പിണറായി വിജയൻ ജീവനക്കാരെ ഓർമ്മിപ്പിച്ചിരുന്നു. എന്നാൽ ഇതിന്റെ ഗുണം പൊതു ജനങ്ങൾക്ക് കിട്ടിയില്ല. ഈ സാഹചര്യത്തിലാണ് ഇ ഫയൽ എത്തുമ്പോൾ സ്ഥിതി മാറുമെന്നാണ് പ്രതീക്ഷ.

സർക്കാർവകുപ്പുകൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം ഇലക്ട്രോണിക്കാക്കി മാറ്റും. ഇതിനുള്ള സാങ്കേതിക ഒരുക്കങ്ങൾ ഉടനടി പൂർത്തിയാക്കാൻ ചീഫ് സെക്രട്ടറി ഡോ. വി.പി. ജോയ് പ്രത്യേകം നിർദ്ദേശം നൽകി. സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഫയൽനീക്കം നേരത്തേതന്നെ ഓൺലൈനാക്കിയിരുന്നു. ഫയൽനീക്കം സുഗമമാക്കാനും ഫയൽ പരിശോധിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥതട്ടുകളുടെ എണ്ണംകുറയ്ക്കാനുമായി നവംബർ 26-ന് കേരള സെക്രട്ടേറിയറ്റ് മാന്വലിൽ ഭേദഗതി വരുത്തി. മറ്റു സർക്കാർഓഫീസുകൾക്കുള്ള ഓഫീസ് നടപടിച്ചട്ടം ഡിസംബർ മൂന്നിന് ഭേദഗതിചെയ്തു.

ഇതിനുപുറമേ, കേന്ദ്ര ഐ.ടി. മന്ത്രാലയത്തിനു കീഴിലുള്ള നാഷണൽ ഇൻഫർമാറ്റിക്‌സ് സെന്റർ (എൻ.ഐ.സി) സജ്ജമാക്കിയ ഏറ്റവും പുതിയ ഇ-ഓഫീസ് സോഫ്റ്റ് വെയർ എല്ലാ ഓഫീസുകൾക്കും ലഭ്യമാക്കി. സർക്കാരിന്റെ ഫയൽനീക്കം മുഴുവനായി ഈ മാസത്തോടെ ഇ-ഓഫീസിലേക്കു മാറ്റാനാണ് നിർദ്ദേശം. ഫയൽനീക്കമറിയാൻ പൗരന്മാർക്ക് കൂടുതൽ അവസരമൊരുക്കി പൊതുജനപ്രശ്നപരിഹാരവും പൂർണമായി ഓൺലൈനാവും. കൂടുതൽ സുതാര്യത ഉറപ്പിക്കാനാണ് ഈ നീക്കം.

ഒരു ഫയൽനീക്കത്തിനു ചുരുങ്ങിയത് രണ്ടാഴ്ചയാണ് സമയം. ഇ-ഓഫീസോടെ വലിയ നടപടിക്രമങ്ങൾ ഇല്ലാത്ത ഫയൽനീക്കം അഞ്ചുമിനിറ്റിൽ സാധ്യമാവും. ഓഫീസുകൾ തമ്മിലുള്ള കത്തിടപാടുകൾ, ഉത്തരവുകൾ, സർക്കുലർ, രശീതി, ഫയൽ തുടങ്ങിയവയൊക്കെ ഇ-ഓഫീസിലൂടെ അയക്കും. അതിവേഗ ആശയ വിനിമയമാകും ഇതിലൂടെ സാധ്യമാകുക. പല ഓഫീസുകളും കത്തുകൾ അയക്കുന്നതിനും മറ്റും വലിയ കാലതാമസമുണ്ടാക്കുന്നുണ്ട്.

കേരളത്തിലെ സർക്കാർ ഓഫീസുകളിലെ നടപടി ക്രമങ്ങളായ തപാൽ രൂപീകരണം, ഫയൽ രൂപീകരണം, ഫയൽ തുടർ നടപടികൾ, ഉത്തരവുകൾ പുറപ്പെടുവിക്കൽ തുടങ്ങിയവ സമയബന്ധിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് വേണ്ടിയുള്ള ഒരു ആപ്ലിക്കേഷൻ ആണ് ഇ-ഓഫീസ്. ജനങ്ങൾക്ക് ഫയലുകളുടെ സ്ഥിതിവിവരങ്ങൾ അറിയുവാനും, പ്രസിദ്ധികരിച്ചിട്ടുള്ള സർക്കാർ ഉത്തരുവുകൾ തിരയാനും കാണുവാനും വിവിധ സർക്കാർ വകുപ്പുകളിലേക്ക് ഓൺലൈൻ അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കുവാനുമുള്ള സൗകര്യവും ഈ ആപ്ലിക്കേഷനിൽ ഉണ്ട്.

സേവനങ്ങൾ സുതാര്യവും സമയബന്ധിതവുമാക്കുക എന്ന ലക്ഷ്യം വച്ച് സെക്രട്ടേറിയറ്റിലടക്കം സംസ്ഥാനത്തെ നിരവധി സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ആധുനിക സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ ശരിയായ വിനിയോഗത്തിലൂടെ ഫയലുകളിൽ തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിലെ കാലതാമസം ഒഴിവാക്കുക എന്നതാണ് കേരളത്തിൽ ഇ-ഓഫീസ് ലക്ഷ്യം വയ്ക്കുന്നത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റിലും, 14 ജില്ലാ കളക്റ്റ്രേറ്റുകളിലും, സംസ്ഥാനത്തെ നിരവധി ഓഫീസുകളിലും 2014 മാർച്ച് 5 ന് ആണ് ആദ്യമായി ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കിയത്.

ഓഫീസുകളിലെ ഫയൽ കൂമ്പാരങ്ങൾ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം വന്നതോടെ ഇല്ലാതായി. സുതാര്യമായ ഡിജിറ്റൽ സംവിധാനമായതിനാൽ ഒരു ഫയൽ ഏത് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയടുത്ത് എത്ര നാൾ ഇരുന്നുവെന്നും നിലവിൽ ആ ഫയൽ ഏത് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയടുത്താണുള്ളതെന്നും (പൊതുജനത്തിനുൾപ്പെടെ)മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കും.

എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം

http://eoffice.kerala.gov.in/ എന്നതാണ് വെബ്സൈറ്റ് വിലാസം. ഇതിൽ പ്രധാനമായും മൂന്ന് മെനുവാണ് ഉള്ളത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റ്, കളക്ടറേറ്റ്, കമ്മിഷണറേറ്റുകൾ എന്നിവയാണവ. എവിടത്തെ വിവരമാണോ അറിയേണ്ടത് ആ മെനു തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ജില്ലാ കളക്ടറേറ്റിലെ വിവരം അറിയേണ്ടവർ ആദ്യം ജില്ല തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടർന്ന് എത്തുന്ന പേജിൽ ഫയൽ സേർച്ച് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഫയലിന്റെ റഫറൻസ് നമ്പർ കൊടുത്താൽ നേരിട്ട് അറിയാം. ഫയൽ നമ്പർ അറിയാത്തവർക്ക് തീയതിയോ വിഷയമോ അത്തരത്തിലുള്ള സൂചനകളിലൂടെ വിശദമായ തിരച്ചിൽ നടത്തി ഫയൽ നമ്പർ കണ്ടെത്താനാകും.

മറുനാടന്‍ മലയാളി

    മറുനാടന്‍ മലയാളി ബ്യൂറോ